Capek Mengerjakan SPJ, Mail Merge Solusinya

Bagi anda yang sering berurusan dengan surat menyurat, tentu tidak asing dengan fitur Mail Merge yang ada dalam Program Ms Office. Fitur ini memang sangat membantu dalam proses mencetak surat yang jumlahnya sangat banyak. tapi anda jangan salah fitur ini bisa juga kita gunakan dalam pembuatan SPJ BOK atau Jamkes, Surat Tugas dan lain-lain.

Kali ini penulis akan mengambil contoh membuat sebuah kuitansi untuk pencairan dana BOK.

Terlebih dahulu kita harus mengetik atau membuat sebuah blanko kuitansi sesuai dengan format yang sesuai dengan Juknis penggunaan dana BOK, atau anda dapat mengunduhnya disini blanko Kuitansi

Kemudian setelah blanko SPJ kita buat, kita buat daftar isian yang akan dimasukan ke dalam blanko kuitansi menggunakan program MS Exel, Nominal

Kemudian taruh 2 file tadi dalam satu folder.

Langkah selanjutnya buka file blanko kuitansi (penulis menggunakan MS Office 2007) menggunakan Ms Word. setelah itu Klik Mail Merge, Pilih penerima, Klik gunakan yang ada, Trus kita pilih file nominal di MS Exel yang telah kita buat/ unduh tadi, klik OK.

Letakkan kursor pada posisi yang mau di isikan (Uang Sebesar) klik sisipkan penggabungan Bidang, pilih Besar Uang kemudian lanjutkan dengan kolom isian yang lainnya.

Setelah selesai kemudian klik Selesai dan gabungkan. Untuk meneliti atau mengedit hasil penggabungan klik edit dokumen perorangan pilih semua. kemudian akan muncul hasil penggabungan dari 2 file tadi.

Setelah selesai kemudian file dapat di cetak.

Selamat mencoba dan menyelesaikan SPJ anda dengan lancar …..

Iklan

Dirgahayu Republik Indonesia Ke 66 Tahun

Dengan Semangat Proklamasi 17 Agustus 1945,

Kita Tingkatkan Kesadaran Hidup dalam ke-Bhinneka-an untuk Kokohkan Persatuan NKRI,

Kita Sukseskan Kepemimpinan Indonesia dalam Forum ASEAN untuk Kokohkan Solidaritas ASEAN

Komputer, Internet dan Kemudahan (revisi) Tugas-Tugas Kita

Seiring dengan berjalanya waktu, barang atau benda apapun yang dipakai pasti akan mengalami penurunan fungsi atau bahkan rusak sama sekali. Demikian juga dengan bangunan gedung atau kantor, setelah lama dipakai maka lambat laun pasti akan mengalami kerusakan juga, baik itu kerusakan yang ringan ataupun juga kerusakan yang berat.

Beberapa waktu yang lalu Puskesmas Jumo mendapat surat edaran dari Dinas Kesehatan Kabupaten Temanggung tentang adanya dana rehabilitasi atau dana perbaikan untuk sarana dan prasarana di puskesmas khususnya untuk bangunan gedung. tidak banyak memang, tapi lumayan juga kalau dana itu bisa digunakan untuk perbaikan.

Setelah berkas disusun dan nota serta kuitansi dibuat, maka berkas terus dikirim ke dinas. Tetapi alangkah sedihnya, setelah diteliti, ternyata nota yang dikirim salah kode rekeningnya. Dengan besar hati akhirnya berkas dibawa pulang untuk di perbaiki setelah sebelumnya bertanya ini itu tentang kekurangan yang lain. Padahal untuk penyusunan berkas itu saja memakan waktu yang cukup lama karena harus minta cap kesana kemari.

Hari kedua berkas sudah direvisi selanjutnya dibawa ke dinas lagi untuk diajukan. Dan setelah diteliti akhirnya, sim salabim berkasnya ……………….masih salah juga. Hadowwwww bagaimana ini ?? sudah capek-capek bikin berkas dan dan mengirimkanya dari Jumo yang lumayan jauh dari Kota Temanggung ternyata masih salah juga. Akhirnya berkas dibawa pulang lagi untuk dilakukan revisi. Cukup memakan waktu juga ya.

Zaman sudah semakin canggih berbagai teknologi seharusnya bisa kita manfaatkan untuk membantu meringankan tugas-tugas kita. Berkaca dari pengalaman tadi, sebetulnya hal itu bisa kita antisipasi dengan memanfaatkan teknologi komputer dan internet. Misal dengan mengcopikan contoh nota atau berkas yang sudah benar kemudian di masukan ke CD atau di copy ke flashdisk tentu dapat meminimalisir kekeliruan dan kesalahan yang mungkin terjadi . Atau dengan mengirimkan contoh berkas yang benar melalui email tentu akan menghemat waktu dan biaya transpotasi khususnya untuk revisi berkas yang berulang-ulang. Tak lepas dari berbagai kendala yang mungkin ada, hal ini patut juga kita coba dimasa yang akan datang.

Silahkan menanggapinya lewat kolom komentar dan terimakasih.

Catatan :
Tulisan ini di buat bukan untuk memojokan siapapun atau pihak manapun. Penulis hanya berharap agar tulisan kecil ini dapat lebih membuka wacana berpikir kita semua. Apabila ada yang tidak berkenan dengan tulisan ini, mohon untuk dimaafkan.